"Все предметы быта, костюма, а также элементы доспеха и вооружения должны быть отражены в паспорте костюма.
–2. Паспортизацию проходят вещи соответствующие региону, временному периоду, которым занимается клуб, а также статусу их владельца.
–3. Вещи, не прошедшие паспортизации, к использованию на мероприятиях не допускаются.
–4. Участник клуба без паспорта костюма к участию в клубных мероприятиях не допускается."
из Устава клуба.

Каждый участник клуба открываем новую тему в этом разделе — Состав клуба
Название: имя и фамилия по паспорту РФ.
Внутри пишем паспорт костюма.
Отдельные части паспорта — легенда, одежда, украшения, оружие, утварь — оформляются отдельными постами (так их легче редактировать).

Прошу прощения за тавтологию.